Top 6 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất 

Trong thời đại của hội nhập kinh tế, việc quản lý công việc đã trở nên hiện đại hơn thông qua việc áp dụng công nghệ, nhằm tối ưu hóa hiệu suất với nguồn lực tài chính hạn chế. Nếu bạn không bắt kịp xu hướng này, bạn sẽ thua cuộc trong cuộc đua kinh tế. Trong bài viết dưới đây, Thiết kế App Giai Điệu sẽ chia sẻ cho bạn Top 6 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất nhé.

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là các ứng dụng hoặc công cụ được thiết kế để giúp cá nhân hoặc tổ chức quản lý và theo dõi các nhiệm vụ, dự án, thời hạn, và các hoạt động liên quan đến công việc một cách hiệu quả. Các phần mềm thường bao gồm tính năng như lên lịch, theo dõi tiến độ công việc, giao việc, quản lý dự án, và tạo báo cáo, giúp hỗ trợ tối ưu cho việc tổ chức và nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Tại sao nên sử dụng ứng dụng quản lý công việc trong thời đại ngày nay?

Phần mềm quản lý công việc đang là xu hướng trong thời đại số hoá hiện nay. Doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng này vì những lý do sau: 

• Phần mềm quản lý công việc giúp quá trình số hóa nghiệp vụ, quản lý công việc từ các ứng dụng không chuyên nhanh chóng và tiện lợi. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong môi trường doanh nghiệp.
• Các công cụ này hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đánh giá đúng nhất về hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này giúp họ xác định và ưu tiên những nhân sự tốt nhất trong trong tổ chức.
• Phần mềm quản lý công việc giúp gia tăng năng suất làm việc của toàn bộ tổ chức. Chúng tối ưu hóa thời gian và cách thức xử lý công việc hiệu quả.
• Những công cụ quản lý công việc này rất chuyên nghiệp, đa dạng, và hiệu quả, đặc biệt là khi áp dụng cho doanh nghiệp số hóa.

3. Những tính năng cần có của một phần mềm quản lý công việc?

Khi tìm kiếm cụm từ "phần mềm quản lý công việc," có khoảng 72 triệu kết quả xuất hiện, cho thấy thị trường có rất nhiều lựa chọn cho bạn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng các nhu cầu cơ bản. Dưới đây, Giai Điệu sẽ liệt kê 4 tính năng quan trọng nhất mà một phần mềm quản lý công việc thời 4.0 cần phải có.

3.1 Lập kế hoạch, giao việc, điều phối công việc 

Một phần mềm quản lý công việc hiện đại và hiệu quả cần đảm bảo tính thuận tiện cho việc lên kế hoạch, phân công, và điều phối công việc một cách nhanh chóng.
Trong thời đại hiện nay, nhờ sử dụng công nghệ đám mây, người dùng có khả năng truy cập phần mềm từ bất kỳ nơi nào và bất kỳ thiết bị nào, bao gồm điện thoại di động, máy tính bảng, và máy tính cá nhân.

3.2 Quản lý đa chiều 

Tính năng thứ hai mà phần mềm quản lý công việc hiện đại cần phải có là khả năng quản lý toàn diện, bao gồm quản lý công việc, quản lý tài nguyên, và quản lý hiệu suất.

Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ như Gmail, Excel, Zalo, và Drive, nhà quản lý có thể tập trung theo dõi công việc của các phòng ban và cá nhân nhân viên trên cùng một hệ thống phần mềm.

3.3 Báo cáo và đo lường 

App quản lý công việc sẽ báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ, trạng thái của tất cả công việc trong tổ chức thông qua nhiều giao diện khác nhau. Ngoài ra, nó còn giúp quản lý điều động nguồn lực một cách hiệu quả. Việc này được thực hiện bằng cách đánh giá và cân nhắc điểm mạnh và yếu của nhân viên để lên kế hoạch đào tạo và phân chia nguồn lực cho việc giải quyết công việc.

3.4 Tương tác 

Giao tiếp đóng một vai trò không thể thay thế trong môi trường công việc. Giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên, cũng như giữa nhân viên với nhau để lưu thông thông tin liên quan đến công việc, nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4. Top 6 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất

Để quản lý công việc hiệu quả, các doanh nghiệp đã đưa các phần mềm quản lý công việc vào hệ thống. Dưới đây là 6 phần mềm được dùng nhiều nhất: 

4.1 Ứng dụng Asana

Asana được coi là một ứng dụng quản lý dự án, công việc, thời gian, và nguồn lực rất toàn diện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của những người quản lý có khối lượng công việc đồ sộ trong tổ chức. Sử dụng trên giao diện ứng dụng web và các thiết bị di động, Asana được thiết kế để giúp các nhóm hoặc toàn bộ tổ chức sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Ứng dụng này giúp người dùng xem tổng quan hoặc chi tiết về dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc danh sách công việc.

4.2 Phần mềm Faceworks

Faceworks là trang web đặc specialized trong việc cung cấp các gói phần mềm quản lý doanh nghiệp, có thể là những ứng dụng được lập trình sẵn hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây và hoạt động trên web, cho phép triển khai, bảo trì, và nâng cấp nhanh chóng từ bất kỳ đâu chỉ cần kết nối internet, với đảm bảo bảo mật tuyệt đối cho dữ liệu của bạn.

Đặc điểm nổi bật:

• Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý đa lĩnh vực với sự đa dạng cao.
• Hoạt động trên nền tảng web đa nền tảng, có khả năng áp dụng ERP và quy trình quản lý để đạt hiệu suất cao.
• Có bộ phận kỹ thuật chuyên nghiệp thiết kế phần mềm quản lý riêng.
• Phần mềm nhẹ và đảm bảo an toàn dữ liệu.

4.3 App Trello

Trello là một phần mềm quản lý dự án dựa trên phương pháp Kanban, giúp quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm. Đặc điểm:

• Giao diện dự án được biểu thị trực quan trên một bảng với các cột tương ứng với trạng thái công việc. Điều này cho phép nhà quản lý nắm bắt tiến độ dự án một cách dễ dàng.
• Dễ dàng phân công nhiệm vụ và cộng tác thông qua giao diện kéo và thả đơn giản.
• Tích hợp tự động hóa quy trình làm việc thông qua Butler.

Tuy nhiên, Trello chỉ phục vụ cho công việc nhóm và cộng tác, thiếu tính năng như chat nhóm, phân cấp quản trị, và báo cáo công việc. 

Nó phù hợp với các nhóm Agile có từ 3-10 người, tập trung vào cộng tác hiệu quả. Chi phí sử dụng Trello có thể tăng lên nếu bạn cần nhiều tính năng mở rộng.

4.4 Wrike

Wrike cũng giống như Asana, là một công cụ quản lý dự án hiệu quả cao, có thể thay thế email và nhiều công cụ làm việc khác. Đây là một lựa chọn hàng đầu cho việc quản lý dự án miễn phí, thích hợp cho các công ty quy mô nhỏ hoặc dự án có ngân sách hạn chế.

Đặc điểm:

• Cung cấp tính năng cộng tác đầy đủ, bao gồm tạo nhiệm vụ, giao việc, bình luận, tag tên và nhiều tính năng khác.
• Làm việc trên nền tảng điện toán đám mây, giúp đồng nghiệm mọi lúc mọi nơi.
• Hỗ trợ chỉnh sửa trực tuyến và tạo công việc qua email.
•  Lập kế hoạch và theo dõi dự án một cách chi tiết với nhiều tùy chọn.
• Có báo cáo thời gian thực và tích hợp tự động hóa quy trình làm việc.

Tuy nhiên, Wrike có giới hạn với phiên bản miễn phí cho 5 người dùng và các tính năng mở rộng cần trả phí. Phiên bản Business của Wrike, với các tính năng ưu việt, phù hợp cho doanh nghiệp lớn, có mức giá cao hơn.

4.5 Phần mềm quản lý công việc Amis

Amis là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Truyền thông, Công việc, và nhiều khía cạnh khác.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp của Amis giúp tổ chức thực hiện nhiều nghiệp vụ quản lý nhân sự, bao gồm hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng lao động, đào tạo, đánh giá, chấm công, quản lý thời gian, tính lương, thuế, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết nghỉ việc, quản lý tài sản, và quản lý công tác phí.

Đặc biệt, Amis là một phần mềm trực tuyến có thể sử dụng trên mọi thiết bị, bất kể là máy tính cá nhân, máy tính bảng, hay điện thoại di động.

Phần mềm Amis quản trị doanh nghiệp hợp nhất này đáp ứng cho mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm thương mại, dịch vụ, sản xuất, và xây dựng có quy mô từ vừa trở lên.

4.6 Ứng dụng Base Wework

Base Wework là một phần mềm quản lý công việc phát triển tại Việt Nam, là một phần của Base.vn, cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện.

​

Đặc điểm của ứng dụng:

• Dễ dàng tạo danh sách công việc.
• Hỗ trợ các chế độ hiển thị như danh sách, biểu đồ tiến độ Gantt và bảng kéo thả Kanban.
• Cung cấp nhiều cách theo dõi tiến độ công việc và biểu đồ dữ liệu trực quan.
• Tối ưu hóa việc sắp xếp và bố trí nguồn nhân sự.
• Hỗ trợ phân quyền sử dụng theo từng chức năng và đối tượng trong dự án.
• Có tính năng giao tiếp nội bộ và chia sẻ tài liệu dễ dàng.
• Theo dõi trực tuyến trên mọi thiết bị, với thông báo và cập nhật thời gian thực.
• Cho phép xây dựng các trường dữ liệu tùy chỉnh như ngân sách và trọng số.
• Hỗ trợ cộng tác với khách hàng đảm bảo tính bảo mật.
• Base phù hợp với doanh nghiệp có nhiều quy mô khác nhau và có chi phí sử dụng hợp lý.

Tuy nhiên, hiện tại, Base Wework đang trong giai đoạn hoàn thiện, có thể gây sự cố hoặc gián đoạn trong quá trình sử dụng. Tích hợp với các đối tác dịch vụ lớn chưa có sẵn, do đó, khi sử dụng Base, bạn sẽ không thể sử dụng với các công cụ khác.

Trên đây, Thiết Kế App Giai Điệu đã chia sẻ đến bạn Top 6 phần mềm quản lý công việc thịnh hành nhất hiện nay. Mong thông tin trên đây sẽ hữu ích với bạn. Nếu có nhu cầu thiết kế ứng dụng quản lý công việc cho riêng doanh nghiệp mình, bạn có thể liên hệ với Giai Điệu thông qua website giaidieu.com.